Koordinator:in Schuladministration & ICT

Das Heilpädagogische Zentrum Hagendorn ist ein regionales Kompetenzzentrum. Wir bilden und betreuen Kinder und Jugendliche mit kognitiver Beeinträchtigung und mehrfacher Behinderung mit einem Leistungsauftrag des Kantons Zug.

Für unsere Schuladministration suchen wir eine engagierte, dienstleistungsorientierte und IT-affine Persönlichkeit mit Freude an vielseitigen administrativen Aufgaben und digitalen Themen. 

Die Funktion verbindet die Schuladministration mit der ICT-Koordination und bildet eine wichtige Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden, Bereichsleitungen, Eltern, Behörden und unserem externen IT-Partner.

• Sicherstellung der Schuljahresorganisation insbesondere Unterstützung bei der Planung der Schulangebote, Stundenpläne und Organisation von Anlässen
• Koordination und Bearbeitung von Ein- und Austritten sowie Mutationen von Schülerinnen und Schülern inklusive Korrespondenz mit Eltern, Behörden und weiteren Stellen
• Administrative Abwicklung und Überwachung von Kostengutsprachen, Urlaubsgesuchen, Schulbesuchsbestätigungen und weiteren schulbezogenen Anfragen
• Pflege und Aktualisierung von Schülerstammdaten und Dokumenten in den dafür vorgesehenen Softwarelösungen (LOBOS, ELO und Escola)
• Erstellung und Pflege von Schülerlisten, Statistiken und Datenerhebungen sowie Aufbereitung und Übermittlung der erforderlichen Angaben an interne Stellen und kantonale Behörden
• Verantwortlich für die Abwicklung der Rückvergütung von Betriebsauslagen an Mitarbeitende sowie für die Unterstützung im elektronischen Kreditorenprozess.
• Erste Anlaufstelle für ICT-Anliegen der Mitarbeitenden und Sicherstellung eines serviceorientierten First-Level-Supports
• Analyse und Triage von ICT-Anfragen, selbstständige Bearbeitung einfacher Anliegen sowie Koordination komplexerer Supportfälle mit dem externen IT-Partner

• Kaufmännische Ausbildung mit mindestens fünf Jahren Berufserfahrung, idealerweise mit Erfahrung in der Schuladministration oder in einem ähnlichen Umfeld sowie einer Weiterbildung im ICT-Bereich
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude daran, Mitarbeitende bei administrativen und technischen Anliegen zu unterstützen
• Hohe IT-Affinität und Freude daran, sich in unterschiedliche Programme, Datenbanken und digitale Arbeitsmittel einzuarbeiten
• Gutes technisches Verständnis und die Fähigkeit, ICT-Anliegen aufzunehmen, einzuordnen und bei Bedarf an den externen IT-Partner weiterzugeben
• Vernetztes Denken sowie eine selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hohem Qualitätsbewusstsein

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit hoher Selbstständigkeit und Gestaltungsspielraum
• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld mit direktem Bezug zum Schulalltag
• Die Möglichkeit, administrative und digitale Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Ein engagiertes und kollegiales Team

 Wir freuen uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben. 

Wir setzen uns für ein Arbeitsumfeld ein, in dem sämtliche Mitarbeitende – unabhängig von Geschlecht, Alter, religiöser und sexueller Orientierung oder ethnischer Herkunft – gerecht und respektvoll behandelt werden. 

Das HZH bekennt sich zur Charta Prävention von sexueller Ausbeutung, Missbrauch und anderen Grenzverletzungen (www.charta-praevention.ch).